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仕事の『仕組み化』で得られる効果3つ

サラリーマン一筋歴21年、ブログ管理人あきピーです。

今回は「仕事」についてお話してみようかと思います。

け、け、決してネタが無いからというわけではないからね(汗)

生活の質を向上させるには、「仕事」に対する向き合い方を避けて通ることは出来ませんよね?

現役世代のほとんどの皆さんが、一日の活動時間に多く時間を「仕事」に使っていることでしょう。

社畜歴21年、営業や企画など経験、一応、管理職もしたことあるオイラの経験に基づき、残業の日々から逃れるために実践してきたこと、していることをを、誰かのお役に立てればと思い話たいと思います。

この記事の目次
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業務は大きく分けて2種類

「仕事」には報告書や定例数値報告などの「定型業務」と、状況に応じた判断が求められたり、新たな取り組みなど、仕事の中で変化が求められる「非定型業務」の大きく2種類に分けられるのはご存知ですよね?

オイラも日々「業務」をこなして頑張っております!!!!

さて、今回お話ししたいのは「定型業務の仕組み化」についてです。

業務をこなしていると、ふとした時にこう思うことはないでしょうか?

「毎回同じ作業しているけど、これって効率悪くない?」

「なんで私ばかりこの業務やっているのだろうか?」

このような「悩み」「不満」を解決する鍵が、業務を「仕組み化」するということです。

「仕組み化」出来ることがないか考えてみよう。

「仕組み化」するということは、簡単にいうと「いつ、どこで、誰がやっても同じように出来る」仕組みです。

仕組み化できる業務は、「 毎月・毎週・毎日 」同じことを同じタイミングで行う「定型業務」が多いはずです。そのため、「定型業務」は実行する回数も多く、効率化するに越したことはありません。

まずは、自身が抱える業務をテーブルの上に並べて、「定型業務」と「非定型業務」に仕分けしてみましょう。

「仕組み化」することで変わること

オイラの考える「仕組み化」とは、「いつ、どこで、誰がやっても同じように出来る」ということだと思っています。格好いい言い方をすると「再現性が高い」ということ。

「仕組み化」すると改善されることを3つ挙げたいと思います。

① 人に仕事がつくことを減らせる

「人に仕事が付いている」とは、いわゆる属人化されている状態ということです。仕事が人に付いてしまっている状態とは、その人の能力についている状態とも言えます。

属人化している状態は、その人が休んだり退職したりしたときに、業務が止まってしまう人的リスクの恐れが潜んでいます。

能力に頼ることなく業務を遂行するレベルで「仕組み化」しておけば、誰がやってもある一定水準の結果を出すことが出来るようになります。

「テレワーク」が広がっているので、職場で教わりながらスキルを身につけていく機会も減っていくと思われるので、今のうちに「仕組み化」するクセをつけておくと良いかもしれませんね。

② 凡ミスが減らせる

人がやる事なので、仕事にミスは付きものです。

日々のさまざまなタスクを同時にこなさなければならないし、業務の最中に上司から新た指示が飛んでくることも日常茶飯事なこと。

そんなた多忙の中でも、業務を仕組み化しておけば、「いつ、どこで、誰がやっても同じように出来る」状態になっており、やるべき手順に沿って業務をこなせば良いので、「漏れ」「ミス」を格段に減らすことが出来ます。

新人などに「仕組み化」された業務を任せ、業務の一連の流れを理解させ、基礎を身につけさせることで、成長を促すことも出来ることでしょう。

③ 業務のスピードが上がる

「 毎月・毎週・毎日 」行う業務ということは、それだけこなす回数が多い業務と言えます。

業務を行うにあたり、毎回、同じ段取りを踏み、同じタイミングで判断を行なっていては、時間がかかるだけではなく、回数が多い業務だからこそミスする確率が高まってしまうのは仕方のないことでしょう。

しかし、「仕組み化」された業務は、「いつ、どこで、誰がやっても同じように出来る」状態になっているので、同じ「段取り」と「判断」をショートカットすることが出来るのです。

「段取り」と「判断」は作業効率を高める上で、かなり重要なポイント!

「段取り」する必要がないので、すぐに作業に取り掛かることが出来ます。

「判断」する必要がないので、黙々と業務に専念することが出来ます。

そうすると、必然的に業務スピードは上がってくることは想像つきますよね(わざとゆっくりしたり、やる気のない人は別ですが…)。

仕事の『仕組み化』で得られる効果3つ:まとめ

いかがでしたか?

仕事のやり方というか、考え方についてお話しさせてもらいました。

生活の質を高めるには、普段の日常が楽しいものでなければなりません。

そのためには、ゆとりある「時間」と「心」が必要ですよね?

仕事に追われる事なく、穏やかな日々にするために、仕事から逃れるのではなく、簡単にする方法について考えて見ると面白いですよ。

最後まで読んでくれてありがとうございました。

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